Datenschutz

Datenschutzerklärung

Wir möchten Sie über den Umgang mit Ihren Daten gem. Art. 13 Datenschutz-
Grundverordnung (DSGVO) informieren.

Verantwortlicher
Verantwortlich für die nachfolgend dargestellte Datenerhebung und Verarbeitung ist die
Kanzlei POTTHOFF, PAUL & PEN, Rechtsanwälte und Notare.

Nutzungsdaten
Um die Qualität unserer Webseiten zu verbessern und zur Generierung einer
Webstatistik speichern wir Daten über den einzelnen Zugriff auf unsere Seite.
Dieser Datensatz besteht aus
– der Seite, von der aus die Datei empfohlen wurde
– dem Namen der Datei, dem Datum und der Uhrzeit der Abfrage
– der Beschreibung des Typs des verwendeten Web-Browsers
– der IP-Adresse des anfragenden Rechners
Die genannten Protokolldaten werden für einen Zeitraum von sieben Tagen vorgehalten
und dann vollständig gelöscht.
Wir weisen darauf hin, dass diese Logfile-Daten für statistische Zwecke auf dem Server
generiert und geschrieben werden. Eine Übermittlung an einen anderen Server erfolgt
nicht. Wir setzen weder Google-Analytics noch Matomo ein. Des Weiteren verzichten
wir auch auf Cookies und jegliche Form von sogenannten Social Plugins (insbesondere
Facebook, Twitter, Xing oder Google Plus). Eine Profilbildung durch Dritte ist somit
ausgeschlossen.

Ihre persönlichen Daten
Wenn Sie mit uns in Kontakt treten möchten, freuen wir uns auf eine E-Mail oder eine
Anfrage per Telefonat bzw. persönlich oder per Fax. Daten, die Sie uns per E-Mail
übermitteln, ebenso wie solche, die gefaxt wurden oder telefonisch mitgeteilt wurden,
verwenden wir ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Wenn Sie zu uns per E-Mail Kontakt aufnehmen, erfolgt dies je nach Konfiguration
Ihres Mail-Servers ohne Transportverschlüsselung. Sofern Sie uns vertrauliche Daten
mitteilen möchten, empfehlen wir Ihnen, sich persönlich oder per Telefon mit uns in
Verbindung zu setzen.

Datenübermittlung an Dritte
Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und übermitteln diese nicht
an unbefugte Dritte.

Auftragsverarbeitung
Im Rahmen des Betriebs dieser Webseite und der damit zusammenhängenden Prozesse
unterstützen uns weitere Dienstleister (z. B. beim Webhosting und bei der
Web-Entwicklung). Diese Dienstleister sind uns gegenüber streng weisungsgebunden
und gem. Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

Ihre Rechte als Nutzer
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die DSGVO Ihnen als
Webseitennutzer bestimmte Rechte:
1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):
Aus Art. 15 DSGVO ergibt sich, dass Sie berechtigt sind, zu erfahren, ob über Sie
personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sofern dies der Fall ist, haben Sie ein
Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten und weitere in Art. 15 DSGVO
im Einzelnen aufgeführten Informationen.
2. Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 u. 17 DSGVO):
Grundsätzlich haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender
unrichtiger personenbezogenen Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger
personenbezogener Daten zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht zu verlangen, dass
Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn einer der
in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegen. Wir weisen allerdings darauf hin, dass
wir gewissen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten unterliegen,
z. B. § 50 BRAO.
3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):
Die Einschränkung der Verarbeitung kann von Ihnen begehrt werden, wenn eine der in
Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzung gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch
gegen die Verarbeitung eingelegt haben für die Dauer einer etwaigen Prüfung.
4. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben
Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten,
gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser
Daten an einen Dritten zu verlangen.
5. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Ziff. F erhoben (Datenverarbeitung zur
Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu aus Gründen, die sich aus
Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch
einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn,
es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die
die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen, oder die
Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen.
6. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde:
Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde,
wenn Sie von einem Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen durch
unsere Datenverarbeitung ausgehen.
7. Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten:
Unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte steht Ihnen gern für Auskunft oder
Anregung zum Thema Datenschutz zur Verfügung:
Datenschutzbeauftragte der Kanzlei Potthoff, Paul & Pen, Feldstraße 28,
33330 Gütersloh, Tel. 05241/23407-0.
8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung:
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2020.
Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund
geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig
werden, diese Datenschutzerklärungen zu ändern.

Unsere jeweils aktuellen Datenschutzerklärungen kann jederzeit auf der Website unter
…… von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

Hinweise zur Datenverarbeitung der Rechtsanwälte

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher:

Rechtsanwälte Potthoff, Peitz, Pen und Paul
(im Folgenden: RAe Potthoff, Peitz und Pen),
Feldstraße 28 33330 Gütersloh, Deutschland,
E-Mail: kanzlei@ra-ppp.de,
Telefon: +49 (0)5241-234 07-0,
Fax: +49 (0)5241-234 07-20.

Die betriebliche Datenschutzbeauftragte der RAe Potthoff, Peitz und Pen ist unter der o.g. Anschrift, z. H. Frau Eggert, beziehungsweise unter „eggert@ra-ppp.de“ erreichbar.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung
Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir folgende Informationen:

  • Anrede, Vorname, Nachname, ggf. Geburtsdatum,
  • Anschrift,
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
  • eine gültige E-Mail-Adresse,
  • Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

  • um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
  • um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
  • zur Korrespondenz mit Ihnen;
  • zur Rechnungsstellung;
  • zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

3. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

4. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: eggert@ra-ppp.de.

Informationen zum Datenschutz der Notare

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?
Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notar Paul-Gerhard Potthoff und Notarin Anja Paul, beide jeweils mit Amtssitz in Gütersloh.

Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unsere Datenschutzbeauftragte wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortlicher zu 1):
Notar Paul-Gerhard Potthoff
Feldstraße 28
33330 Gütersloh

Telefon: 05241 / 234 07-0
Telefax: 05241 / 234 07-20
E-Mail: kanzlei@ra-ppp.de

Verantwortliche zu 2):
Notarin Anja Paul
Feldstraße 28
33330 Gütersloh

Telefon: 05241 / 234 07-0
Telefax: 05241 / 234 07-20
E-Mail: paul@ra-ppp.de

Datenschutzbeauftragte:
Notar Paul-Gerhard Potthoff /
Notarin Anja Paul
z. H. der Datenschutz­>beauftragten
Feldstraße 28
33330 Gütersloh

Telefon: 05241 / 234 07-0
Telefax: 05241 /234 07-20
E-Mail: eggert@ra-ppp.de

2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?
Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

  • Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  • in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO).

Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. An wen gebe ich Daten weiter?
Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

7. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
  • von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist die:
    Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
    Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
    Telefon: 0211/38424-0, Telefax: 0211/38424-10
    E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.